La importancia y el impacto de una adecuada comunicación en las organizaciones.

    A lo largo de su historia evolutiva la humanidad ha desarrollado como medio de expresión la comunicación, ya que es una de sus capacidades e instintos naturales, desde las primeras manifestaciones sociales de la especie humana, a través de las cuales un individuo y otro podían transmitir sus intenciones o bien llegar a acuerdos, hasta las formas sofisticadas de comunicación de las que disponemos en la sociedad posindustrial.

La comunicación hace referencia a la interacción social, es decir, a la acción y al resultado de comunicarse. Es una acción necesaria e indispensable de las personas y organizaciones, mediante la cual, ésta última se relaciona consigo misma y su ambiente, enlazando sus partes y procesos internos unos con otros, ya que, si esta no existiese, nadie sería capaz de interrelacionarse con el mundo que lo rodea y mucho menos compartir las experiencias propias con otros. 

La comunicación dentro de las organizaciones está constituida por individuos interdependientes, cuya jerarquía y actividades laborales posibilitan el relacionarse entre sí, permitiéndoles compartir opiniones, ideas, formar juicios, etc., lo que a su vez influye en el trabajo colaborativo dando lugar a complejos esquemas organizacionales dentro de la empresa o entorno de trabajo.

Estudios determinan que tanto las organizaciones como sus líderes, en la actualidad carecen de habilidades comunicativas, así como de una comunicación asertiva, lo que está afectando los procesos, la cultura, el clima laboral, y la productividad de las empresas, representando un verdadero inconveniente, si resaltamos que son seres    humanos    con    características    altamente sociales quienes las integran.

El gran entrenador de fútbol americano de Oklahoma durante los años cincuenta, Wilkinson (2001) en The Book of Football Wisdom menciona: “Si un equipo va a desarrollar todo su potencial se requiere que cada jugador esté dispuesto a subordinar sus metas personales al interés del equipo” (p.22).

De acuerdo a la investigación realizada, considero que la comunicación dentro de las organizaciones es una parte fundamental en el desarrollo de la misma, ya que, al actuar una organización como una unidad de trabajo colaborativo, se debe tomar en consideración que la comprensión y gestión de los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus resultados previstos. Este enfoque motiva a la organización a controlar las interrelaciones e interdependencias entre los procesos del sistema, de modo que se pueda mejorar el desempeño global de ésta.

La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para cumplir con los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al desarrollo de las empresas y de sus empleados para que se vayan preparando para alcanzar su mejor desempeño en los mercados.

En la sociedad del conocimiento, la acumulación de información reviste suma importancia, pero esta información pierde valor si no se transmite de forma adecuada. Por tanto, reiterando nuestra afirmación inicial, no nos cabe ninguna duda de que el fenómeno comunicativo puede calificarse como el sistema nervioso de la organización (Almenara, Delgado y Roca, 2005).

Las organizaciones se ven en la necesidad de utilizar la comunicación asertiva en la intención de conocer lo que hay en la mente y en el corazón de sus dirigidos, buscando facilitar los recursos necesarios para garantizar la eficiencia y pretendiendo llegar al corazón de los miembros de la organización con el fin de motivarlos y generar en ellos un sentido de pertenencia en la construcción y el éxito de la organización. 

Como se mencionó anteriormente la comunicación es vital en el correcto funcionamiento de organizaciones. En las empresas existen jerarquías y líneas de mando, las cuales empiezan en la cabeza con los directivos, quienes se reúnen en juntas directivas para la toma de decisiones; posteriormente las decisiones tomadas se deben comunicar de manera descendente a los empleados que laboran en los distintos departamentos que conforman la organización.

Para que una comunicación organizacional se vuelva efectiva se debe buscar una retroalimentación de la información recibida. Por ello, se debe de establecer un canal en el que jefes y subordinados puedan establecer cierta cercanía para comunicarse entre sí y para que la comprensión de lo que se quiera transmitir fluya de manera adecuada.

Es importante para las organizaciones disponer de un plan de comunicación tanto ascendente como descendente. Son aspectos fundamentales de dicho plan lo siguiente: la guía de comunicación dentro de la empresa, la identificación de los grupos de trabajo, y las funciones de éstos, ya sea informar, impulsar, influir, etc., la identificación de los diferentes canales y medios de la comunicación y sus principales formas de uso (bajo qué criterios y circunstancias específicas se empleará cada uno).

En el plan de la comunicación se deben contemplar también las estrategias, los medios y las prácticas para potenciar y facilitar la comunicación ascendente. Es importante que las principales vías de comunicación estén previstas y establecidas, debido a que en muchas ocasiones las organizaciones no disponen de canales adecuadamente establecidos, lo que deriva en una comunicación ineficaz, o insatisfactoria dando como resultado un impacto negativo en el desarrollo y productividad de la organización. Sin embargo, depende de una adecuada planificación, gestión e implementación y evaluación la imagen de esa organización y otros muchos aspectos derivados.

Debido a esto es cada vez más habitual que las organizaciones realicen auditorías de comunicación para verificar cómo se desarrollan todas las funciones y en qué medida corresponden a los estándares, normativas o procedimientos establecidos.

La norma ISO 9001:2015 refiere que: “La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluya: qué comunicar, cuándo comunicar, a quién comunicar, cómo comunicar, quién comunica”.

Una inadecuada comunicación genera en los trabajadores un impacto negativo en el rendimiento y productividad laboral, teniendo una grave repercusión no solo dentro de la organización, sino también dentro de su vida personal y así mismo su relación con otros.

Para que los miembros de la organización participen activamente deben darse 3 condiciones básicas:

a) Que los empleados confíen en los directivos, no sólo a nivel de relaciones laborales, sino que los consideren como interlocutores válidos para intercambiar la información necesaria para llevar adelante las tareas que se tengan que realizar.

b) Que los empleados tengan capacidad para tomar decisiones en su nivel de responsabilidad, con lo cual el colaborador se sentirá útil, se creará un sentimiento de respeto a su capacidad y se logrará una satisfacción en cuanto a sentirse partícipe de los éxitos de la organización.

c) Que los empleados tengan la creencia de que sus opiniones serán escuchadas. Si el personal considera que sus comentarios o sugerencias serán tenidas en cuenta por la dirección, se generará una corriente de comunicación “hacia arriba” y una mayor participación. (Capriotti, P. 1998, p.4)

Otra faceta importante dentro de la organización, que no forma parte de ésta directamente pero que propicia las condiciones y en cierta medida influye en su composición, realidad o condición es el ambiente en el que se desarrolla y se desenvuelve. El ambiente laboral lo constituye la comunicación interna, la cual desempeña una serie de funciones que permiten mejorar la eficacia, y producirá una mejor relación dentro de la organización; de esta forma la organización adquiere una dinámica de comunicación propia dentro de la estructura que integra la misma, desde la gerencia hasta los empleados que están en contacto directo con los clientes y viceversa.

A partir de esta investigación se destaca la importancia que tiene para un individuo el hecho de ser aceptado, reconocido y elogiado por lo que hace (Robbins, 2004). 

En relación a lo expuesto se puede afirmar que la organización es un sistema constituido por estructuras interconectadas entre sí con un objetivo en común. Gracias al trabajo colaborativo que se desarrolla dentro de las organizaciones formado por individuos, que se ven en la necesidad de utilizar los diferentes mecanismos de la comunicación para fomentar el trabajo colectivo y el cumplimiento de objetivos; la motivación a su vez es un factor muy importante, ya que cada ser humano es diferente entre sí, y fomentar la unidad de trabajo para incorporar a cada uno de los trabajadores a cumplir un propósito con beneficios comunes.

En base a la teoría expuesta se observa que los modelos organizacionales deberían centrarse más en la comunicación interna, ya que ésta garantiza el crecimiento y supervivencia de la misma, de lo contrario causaría un verdadero inconveniente, y obstáculo en el crecimiento, y cumplimiento de los objetivos de las organizaciones, así como disturbios en el ambiente laboral, los cuales pueden llegar a causar daños psicológicos en los empleados.

Así pues, gracias a la investigación realizada podemos afirmar que la adecuada comunicación es un elemento vital en las relaciones humanas, y más aún dentro de las organizaciones, ya que constituye la unidad de trabajo, y a su vez fomenta el trabajo colaborativo entre individuos para lograr la sustentabilidad y el crecimiento de la empresa.

BIBLIOGRAFÍA.

Bravo, P. D., & Fuentes, M. B. F. (2010). La comunicación en las organizaciones del tercer sector. Revista Latina de Comunicación Social, (65).

AKMAJIAN, A. y otros: Lingüística: Una introducción al lenguaje y a la comunicación. Alianza. Madrid, 1984.

"Historia de la Comunicación Humana". Autor: Julia Máxima Uriarte. Última edición: 13 de mayo de 2020. Disponible en: https://www.caracteristicas.co/historia-de-la-comunicacion-humana/ . Consultado: 06 de junio de 2020.

Niels Aaboe (2013), The Little Red Book of Football Wisdom.

Manzo Arango, J. A. (2014). Impacto de la comunicación y la motivación en las organizaciones.

Cuervo, M. (2009). El desafío de la comunicación interna en las organizaciones. Cuadernos del Centro de Estudios en Diseño y Comunicación [Ensayos], 28, 61-70.

Almera Aloy Jaume, Romero Delgado Marina y Roca Pérez Xavier. (2005). Comunicación interna en la empresa. Editorial UOC: Barcelona, España.

Robbins, S. (2004). Comportamiento organizacional. México: Pearson

Education.

Capriotti, P. (1998). La comunicación interna. Reporte C&D–Capacitación y desarrollo, 13, 5-7.